Diverse tecniche per svolgere un inventario
L'inventario è l'azione o il processo di registrazione delle quantità di merci possedute da un'azienda.
Esistono vari metodi per svolgere un inventario:
- Inventario periodico
- Inventario continuo o perpetuo
- Verifica dell’accuratezza
- Verifica di merce esaurita/in esaurimento
- Inventario annuale
1. Inventario periodico
L’inventario periodico può essere mensile, trimestrale o semestrale, e prevede il conteggio di tutta la merce in giacenza nel corso di uno o due giorni, a seconda della quantità di merce presente. Il metodo e il processo seguiti sono simili a quelli dell’inventario annuale, cioè tutti gli articoli presenti in magazzino vengono contati e registrati su fogli di conteggio o scansionati, poi confrontati con i documenti di convalida delle merci.
Mentre gli articoli poco costosi possono essere verificati una volta all’anno, gli articoli di valore o con scadenze brevi devono essere verificati più spesso.
2. Inventario continuo o perpetuo
Con questo sistema l’inventario viene svolto durante tutto l’anno secondo una pianificazione predeterminata. Gli articoli identificati come “A” saranno contati mensilmente, gli articoli “B” a cadenza settimanale e gli articoli “C” ogni giorno. Ciò significa che si mantiene una registrazione perpetua dei conteggi per ogni articolo, evidenziando tutte le transazioni in modo che possano essere completati i controlli di convalida.
Indagini riguardanti ogni discrepanza possono essere spalmate su tutto l’anno, permettendo di realizzare analisi complete e corrette. Inoltre, se vengono svolte continue verifiche secondo un calendario predeterminato, è possibile preparare rapidamente i resoconti di fine anno.
L’impatto sui punti vendita dovrebbe essere minimo o inesistente se le operazioni di conteggio e convalida vengono effettuate nel corso dell’anno, sulla base di verifiche continue delle giacenze rispetto ai documenti di convalida. È possibile confrontare regolarmente i report relativi all’inventario perpetuo rispetto ai documenti di convalida delle merci, così da identificare tempestivamente gli errori.
3. Verifica dell’accuratezza
Per Verifica dell’accuratezza si intendono i controlli che un’azienda compie quando riceve merce dai fornitori e/o quando la distribuisce ai punti vendita/clienti. Normalmente si esaminano gli ordini inviati ai clienti o all’interno di un magazzino, e di solito viene individuata una cella. Questo avviene quando esiste una fattura quindi i controlli possono essere effettuati su articoli in uscita o in entrata confrontandoli con la fattura stessa.
4. Verifica di merce esaurita/in esaurimento
Questo metodo di verifica delle merci viene utilizzato quando un particolare articolo è esaurito o in esaurimento. Generalmente viene eseguito dal personale in sede. La merce necessaria viene registrata, ordinata nuovamente e si individuano le cause per cui l’articolo sia andato in esaurimento in modo che non accada di nuovo.
5. Inventario annuale
Laddove non vengono effettuati inventari periodici o verifiche continue delle giacenze è essenziale svolgere un inventario annuale. L’inventario annuale viene effettuato una volta all’anno. In alcuni casi il magazzino o il punto vendita possono essere chiusi per alcuni giorni oppure il conteggio viene effettuato al di fuori dell’orario di apertura. In altri casi, l’emissione di ricevute e fatture viene sospesa fino a quando non viene terminato il conteggio. Come per l’inventario periodico, tutti gli articoli effettivamente presenti in magazzino vengono contati e registrati su moduli di inventario o scannerizzati per poi essere confrontati con il documenti di convalida delle giacenze.
Qualunque metodo di conteggio valuterai essere il migliore per le tue esigenze, l’inventario ti fornirà le seguenti informazioni fondamentali per la tua azienda